Nederlandse gemeenten zijn flexibel èn efficiënt | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Nederlandse gemeenten zijn flexibel èn efficiënt

Uit een kwantitatief en kwalitatief onderzoek onder gemeentesecretarissen blijkt dat gemeenten gemiddeld flexibel en efficiënt zijn. Voor gemeenten is dit relevant omdat zij in het huidige tijdsgewricht steeds “meer met minder” moeten kunnen. Door de decentralisaties krijgen lokale overheden er meer taken bij en tegelijkertijd zien zij hun inkomsten teruglopen. Burgers en bedrijven stellen daarbij steeds hogere eisen aan de dienstverlening in hun gemeente.

Tweebenige overheid

Wanneer er sprake is van een positieve balans tussen deze twee polariteiten, wordt dit in de literatuur organizational ambidexterity genoemd. Twynstra Gudde typeert dit als tweebenige organisaties: organisaties die enerzijds flexibel inspelen op veranderingen en durven los te laten en anderzijds de eigen werkprocessen efficiënt hebben ingericht en in control zijn. In de organisatiewetenschap wordt ‘organizational ambidexterity’ in toenemende mate beschouwd als een randvoorwaarde voor het succes van een organisatie. Terwijl in eerdere studies juist werd uitgegaan van een trade-off omdat efficiëntie een bepaalde mate van bureaucratie vereist en bureaucratie een belemmering vormt voor flexibiliteit. ‘Organizational ambidexterity’ kan op drie manieren worden bereikt:

  • Cyclisch: een periode van sturen op flexibiliteit wordt afgewisseld door een periode van efficiëntie
  • Structureel: een deel van de organisatie is efficiënt ingericht, een ander deel flexibel (semi-structuur)
  • Contextueel: de competentie om flexibiliteit en efficiëntie tegelijkertijd te kunnen toepassen.

Dit onderzoek gaat uit van de laatste twee vormen van ‘organizational ambidexterity’.

Onder mijn begeleiding heeft Franca van Helvert een onderzoek uitgevoerd, met als titel Flexible, efficient or both? An Inter-Organizational Perspective on the Ambidexterity of Dutch Municipal Organizations. Hierop is Franca in 2014 cum laude afgestudeerd aan de Extended Master Organizational Studies van de Tilburg University, als beste student van haar lichting.

Download whitepaper

Tegensturen en ‘tweebenig’ leiderschap

Uit het onderzoek kan worden geconcludeerd dat er een positieve relatie bestaat tussen flexibiliteit en efficiëntie bij gemeentelijke organisaties (geen trade-off) en dat er in het algemeen sprake is van een gemiddeld niveau van ‘organizational ambidexterity’. Uit kwalitatief onderzoek onder de koplopers blijkt dat gemeentesecretarissen soms bewust tegensturen; wanneer de organisatie in principe erg flexibel is, wordt het belang van efficiëntie benadrukt om meer balans te bereiken en vice versa. Ook de competentie om tegelijkertijd te kunnen sturen op flexibiliteit en efficiëntie, blijkt een belangrijke voorwaarde (ambidextrous leadership). Het breder in de organisatie ontwikkelen van deze competentie wordt van belang geacht.

Interne organisatie

De structuur van de organisatie is van invloed. Een platte organisatie met directe lijnen, weinig hiërarchie en een ‘opgavegerichte’ werkmethode wordt beschouwd als de beste omgeving voor ‘organizational ambidexterity’. Medewerkers voelen zich in zo’n omgeving zelf verantwoordelijk en kunnen in ruime mate autonoom handelen. Dit stimuleert hen om zowel flexibel als efficiënt te zijn. Een gemeentesecretaris bracht het treffend onder woorden: “Je kunt medewerkers proberen efficiëntie op te leggen, maar zo werkt het niet. De structuur van de organisatie moet ‘tweebenigheid’ stimuleren, doordat medewerkers het ervaren, voelen en ontdekken. Zij moeten het gewoon zelf gaan doen”.

Ook de organisatiecultuur is van belang. Een open, informele, betrouwbare en veilige cultuur in combinatie met zakelijkheid, professionele verantwoordelijkheid en het elkaar aanspreken op gedrag, wordt gezien als een voorwaarde voor ‘organizational ambidexterity’.

Als belangrijke voorwaarde wordt daarnaast genoemd dat zowel flexibiliteit als efficiëntie als relevant worden beschouwd voor het bereiken van de doelen van de organisatie en dat de leiders in de organisatie aan deze doelen gecommitteerd zijn.

Omgevingsfactoren

Naast de interne organisatie zijn er ook factoren in de omgeving van gemeentelijke organisaties die het belang van ‘organizational ambidexterity’ doen toenemen. Bijvoorbeeld politieke factoren, doordat de heersende ideologie binnen de (Rijks)overheid “meer met minder” is. Meer specifiek kunnen hier de decentralisaties in het sociale domein worden genoemd, die het gevolg zijn van een landelijke politieke koers. Het kan ook gaan om economische factoren, doordat gemeenten moeten bezuinigen en het niveau van dienstverlening gelijk willen houden.

Daarnaast is de sociale situatie van invloed. Stedelijke (dichtbevolkte) gemeenten hebben te maken met veel standaardprocessen en daar zien we dan juist vormen van tegensturen richting flexibilisering, bijvoorbeeld door een cultuur van “fouten maken mag” te stimuleren. Terwijl landelijke, recreatieve gemeenten van zichzelf al vaak meer flexibel zijn, doordat zij rekening moeten houden met hoog- en laagseizoen. Ten slotte spelen technologische factoren een belangrijke rol. Digitalisering maakt processen efficiënter en tegelijkertijd de medewerkers flexibeler (plaats- en tijdsonafhankelijk werken).

Intergemeentelijke samenwerking

Er is onderzocht of er een verband is tussen ‘organizational ambidexterity’ en de mate waarin gemeenten een centrale speler zijn in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Uit het kwantitatieve onderzoek is geen significante relatie gebleken. Het kwalitatieve onderzoek leverde echter een aantal relevante inzichten op. Zo erkenden gemeentesecretarissen dat “wanneer een gemeente meer openstaat voor invloeden van buitenaf, ze meer flexibel is en dat dit aan de andere kant hogere eisen stelt aan de interne organisatie en de werkprocessen. Anders krijg je problemen met de buitenwereld.”

Door het mechanisme van wederzijdse aanpassing nemen gemeenten bovendien aspecten van elkaar over. Als een van die aspecten ‘organizational ambidexterity’ is, kan hier dus een positieve invloed vanuit gaan. Gemeenten hebben toegang tot informatie over bijvoorbeeld elkaars best practices en er kan van elkaar geleerd worden. Openheid en vertrouwen zijn daarvoor belangrijke voorwaarden. Soms wordt intergemeentelijke samenwerking als een negatieve factor gezien. “Samenwerkingsverbanden zijn vaak historisch gegroeid en zijn dus al vertrouwd (beperkte innovatie). Ook kan samenwerking ertoe leiden dat je er als gemeente niet meer zelf over gaat. Het beperkt dan de flexibiliteit en de mate waarin een gemeente zelf in control is.”

Tweebenigheid? Ja!

Centraal in het onderzoek stond de vraag: “Flexibel, efficiënt of allebei?”. De conclusie uit het onderzoek luidt dat deze vraag met een duidelijk Ja! kan worden beantwoord. Zowel flexibiliteit als efficiëntie of, anders gezegd, tweebenigheid is van belang voor gemeentelijke organisaties in Nederland.

Reageer