Het Project Canvas geeft betrokkenen snel inzicht in hun project | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Het Project Canvas geeft betrokkenen snel inzicht in hun project

Het in september verschenen boek 'Project Canvas - samen naar de kern van je project', van Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak, maakt het 'canvas-denken' dat door ~Osterwalder al weer jaren geleden geïntroduceerd is, toepasbaar voor projecten. Het model was ook al geschikt gemaakt voor programma's in het boek Program Canvas (van der Tak, Prevaas en Cremer).

Er is behoefte aan een globaal beeld

We hebben gemerkt dat in de ‘improvisatiefase of preprojectfase’ er bij de betrokkenen vooral behoefte is aan een eerste beeld van het project en minder aan volledigheid. Het Project Canvas helpt hen daarbij! Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is. Ons project canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project.

Van idee naar overzicht

Het Project Canvas helpt de betrokkenen bij de fase van het komen van idee naar het eerste globale overzicht van het waarom en hoe. Het Project Canvas kan kortweg in kernwoorden getypeerd worden: snelheid, interactie, co-creatie, visualiseren, motivatie, gemeenschappelijke taal, pro-activiteit, open dialoog, eigenaarschap en samenhangend beeld. We hebben gemerkt dat vooral het projectteam praktisch houvast vindt bij het toepassen van het Project Canvas. Zij zijn immers in eerste instantie verantwoordelijk voor de inrichting van het project en met het canvas leggen ze daarvoor de basis. Ook de opdrachtgever en het management zijn gebaat bij een ingevuld canvas, ze weten immers snel waar ze aan toe zijn. Omdat er ook expliciet aandacht aan de belanghebbenden wordt besteed, worden hun opvattingen ook vroegtijdig verwerkt.

Het ingevulde canvas beantwoord 15 vragen

Het canvas bestaat uit een 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) waarbij het team de antwoorden vastlegt met ‘post-its’. En aan het eind van de 'canvas workshop' wordt het grote vel papier met de ingevulde canvas elementen, dat bij voorkeur aan de muur hangt, vol met ‘geeltjes’, met de opdrachtgever en eventueel met belanghebbenden, besproken. We hebben de vijftien elementen gegroepeerd rondom vijf kernvragen die de kern van elk project en dus ook van het Project Canvas vormen. Deze zijn Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee? In de Wat-vraag zijn de achtergrond, probleem/uitdaging, doelen, resultaat en afbakening als elementen opgenomen. Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, belanghebbenden en het projectteam. De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden. Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan randvoorwaarden en kwaliteit. Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?

Wat komt er na het canvas?

Op basis van het canvas kan de opdrachtgever een besluit nemen over stoppen of doorgaan. Als deze besluit tot stoppen, dan is er niet veel nodeloos gedetailleerd werk verzet. We hebben ervaren dat een canvas door een team - na voorbereidend werk - in een of twee ochtenden opgesteld kan worden. Als besloten wordt om door te gaan dan vormt het uitgewerkte canvas een goed startpunt voor het opstellen van het ‘project contract’ (PID, projectplan, projectopdracht, project contract) of welke term gebruikt wordt voor het officiële startdocument van een project. En daarin wordt de wat en hoe van het project gedetailleerd uitgewerkt. Welke benadering gekozen wordt (Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren, PRINCE2, Agile, Scrum, PMBoK of anders), vanuit elke aanpak is het canvas bruikbaar.

Gebaseerd op bestaande aanpakken is er een nieuwe werkvorm ontwikkeld

Lezers die een geheel nieuwe aanpak van het managen van een project zoeken kunnen we geruststellen (en in sommige gevallen teleurstellen). Het boek is gebaseerd op onderwerpen die ook in andere aanpakken voorkomen. Het vernieuwende is de interactieve en pragmatische werkwijze van opstellen van een eerste ’plan’ en de visuele weergave ervan. Het boek is opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond geboden wordt om doordacht aan de slag te kunnen. In de eerste hoofdstukken worden de15 elementen kort toegelicht bij elke toelichtiång staan een aantal hulpvragen die richting geven bij het gesprek over het beoogde project. Verder wordt in het boek aandacht besteed aan het creatieproces van een project canvas. Vanzelfsprekend besteden we veel aandacht aan de samenwerking in een team.

Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak: Project Canvas - samen naar de kern van je project', Vakmedianet.

Expertises

Projectmanagement

Reageer