Een DBFMO voor cultureel vastgoed | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Een DBFMO voor cultureel vastgoed

De trend van verschuiving van traditionele ontwerp en bouwcontracten naar integrale contracten is definitief voorbij. Sinds vorig jaar worden méér ontwerpopdrachten aanbesteed in geïntegreerde contracten dan traditioneel.* Een geïntegreerd contract is daarmee de standaard geworden. Of toch niet? Er is één sector waarbinnen geïntegreerde contracten nauwelijks toegepast worden: de culturele sector. Terwijl een strategie en de ontwikkeling voor een cultuurgebouw op zichzelf veel potentie heeft. Aan welke voorwaarden zou dan een ideale DBFMO voor cultureel vastgoed moeten voldoen?

De meest innovatieve sector is traditioneel!

De cultuursector wordt vooral gewaardeerd door haar continue bijdrage aan vernieuwing, nieuwe inzichten, verlichting en innovatie. Des te vreemder dat in deze sector, waarbij de decentrale overheid als belangrijkste opdrachtgever geldt, juist integrale contracten nauwelijks voorkomen. De reden dat échte integrale contractvormen voor de ontwikkeling en exploitatie van culturele gebouwen niet bestaan, is echter niet voor niets. In zuivere vorm zou een geïntegreerd contract voor cultureel vastgoed namelijk een unicum zijn in Nederland.

Op basis van onze ervaringen in het ontwikkelen van multifunctionele accommodaties, sport, cultuur en kantoren, zien wij omstandigheden waarin een DBFMO-contract voor een maatschappelijk of cultureel vastgoed een succes kan worden.

Het leidend principe is daarmee: “Hoe kan een DBFMO aanbesteding voor maatschappelijk cultureel vastgoed succesvol worden”?

Om de potentie van DBFMO-contracten ten volle te benutten, dient men van achter naar voren te redeneren: O-M-F-B-D. 

1. De noodzaak van prestatieafspraken voor ontwikkeling én exploitatie (O)

Een groot risico voor een gemeente ligt in de exploitatie van het cultureel vastgoed. In de regel wordt gebouwbeheer en facilitair beheer bij DBFMO’s mee aanbesteed, maar de sleutel tot succes ligt in de culturele exploitatie. Door meerjarige prestatieafspraken te maken over de culturele programmering wordt een aanbieder gedwongen na te denken over de integrale exploitatie. Het moet daarbij mogelijk zijn de culturele instellingen en beoogde gebruikers op te laten opgaan in één nieuwe organisatievorm als onderdeel van de marktpartij dat de DBFMO uitvoert. De gemeente maakt vanaf dat moment dus geen prestatieafspraken (lees:subsidieafspraken) meer met de afzonderlijke culturele instellingen, maar geïntegreerde presentatieafspraken met de aanbieder. Afspraken over het aantal type voorstellingen, tentoonstellingen of bezoekersaantallen of entreeprijzen worden dan gelijk gesteld aan de serviceniveaus van gebouwonderhoud of  energiegebruik.  

“Wil een marktpartij het ‘operate’ risico dragen, dan dient zij zeggenschap te krijgen over alle middelen die daar voor nodig zijn”. Ook personeel dat nu in dienst is van de culturele instelling moet over gaan (mens volgt werk) naar de marktpartij. Vergelijkbaar met de outsourcing van schoonmaak of de verzelfstandiging van theaters.

2. Er wordt automatisch gestuurd op een gezonde exploitatie (O)

Via een geïntegreerd contract wordt gestuurd op een efficiënte bedrijfsvoering. Indien de culturele partijen een werkelijk onderdeel worden van het consortium, dan ligt de prikkel tot doelmatigheid ook daar. Bedrijfsmiddelen schuiven tussen gebouw en exploitatie is aan de marktpartij, of juist meer commerciële activiteiten om een progressievere of innovatieve programmering mogelijk te maken; alles gaat vanuit één exploitatie. Het risico dat de gemeente jaarlijkse exploitatietekorten bij individuele instellingen moet ‘bijplussen’ vermindert hierdoor drastisch.

Sturen in prijsbeleid en programma gedurende de dag, maakt het mogelijk om de integrale beheerkosten van het vastgoed te optimaliseren. Activiteiten die vóór 19.00 uur plaatsvinden zijn bijvoorbeeld goedkoper dan die na 19.00 uur. 

3. Eén jaarlijks vergoeding voor cultuur (O)

Cultureel vastgoed is voor een gemeente slechts één van de middelen om het cultuurbeleid te realiseren. De jaarlijkse vergoeding voor deze prestatie is idealiter één bedrag per jaar, waarin kosten voor zowel het vastgoed als culturele activiteiten samenkomen. De gemeente bepaalt vooraf dat bedrag. Op basis van realistische huisvestingslasten, de gewenste culturele programmering en het subsidiebeleid. Maar de feitelijke besteding hiervan of de optimalisatie tussen gebouw en exploitatie is de vrijheid van de marktpartij.

Voor de gemeente is het in eigendom hebben van een cultuurgebouw niet het doel. Het het faciliteren in een cultureel maatschappelijk aanbod voor haar inwoners en een levendige uitstraling naar de stad is dat wel.

Besparen op exploitatiekosten? Laat dan het cultuurgebouw dicht!

Over het algemeen kost de exploitatie geld en dat betekent in traditionele zin dat hoe meer succes een exploitatie heeft (meer bezoekers, gebruikers), hoe meer geld erbij moet. Dit uitgangspunt moet in de prestatieafspraken met de aanbieder een plek krijgen om te voorkomen dat er inn de exploitatie gestuurd wordt op het minimaliseren van bezoekers en openingstijden. Een eenvoudig principe dat te vaak over het hoofd gezien wordt.

4. Meedenken over beheer eist ontwerpvrijheid (M)

Een aanbieder wil het gebouwbeheer optimaliseren in termen van materiaalgebruik, energieverbruik en onderhoudslasten. Een DBFMO-contract stimuleert deze partij om slim te ontwerpen zodat de beheerlasten gedrukt worden. Bijvoorbeeld in de keuze voor materialen die een lage personele last hebben bij het uitvoeren van onderhoud. Of de levensduur van installaties. Invloed in het ontwerp, de keuze van installaties en wijze van bouwen is daarbij voorwaardelijk. Het is daarbij wenselijk om de grote herinvesteringen na 15 jaar op het gebied van installaties onderdeel te laten zijn van het contract. Met een contract van 20 jaar wordt dan ook het risico op ‘contractoptimalisatie’ dan voldoende afgedekt.

5. De gemeente in een zuivere eigenaarrol (M)

Een cultureel gebouw is geen courant vastgoed en de exploitatie heeft een grote subsidierelatie met de gemeente. Daarom is de restwaarde na contractduur voor een aanbieder beperkt. Het eigendom van het gebouw bij een aanbieder leggen betekent dan ook geen stimulans. Tenzij er huurgaranties geboden kunnen worden van 40 jaar is dit een no-go-area. De gemeente is daarom de voor de hand liggende eigenaar van het gebouw. Er zijn vele voorbeelden van DBFMO-contracten waarbij het eigendom bij de publieke opdrachtgever is gebleven.

Stel dat de gemeente de subsidie voor de gehuisveste culturele functies stopt? Wie draagt dan dat risico?

6. Houdt de financiering in eigen hand (F)

Tot op heden zijn de kosten van (project)financiering voor gemeenten lager dan voor marktpartijen. In deze tijd is de kans op een succesvol project daarom groter als het financieringsrisico niet bij een marktpartij hoeft te liggen. De (F) bij de markt leggen betekent minder waar voor je geld.

7. Er is geen politiek budgetrisico (DB)

Bij een traditionele ontwikkeling wordt gestuurd op de investeringsom met het risico’s dat deze door aanvullende eisen het budget (raadskrediet) overschrijdt. In een geïntegreerd contract wordt gestuurd op Total Cost of Ownership (TCO) of zelfs Total Cost of Ownership and Operate (TCO2), waarbij het investeringsbedrag niet in beton gegoten is. Dit maakt besluitvorming over extra investeringen, bijvoorbeeld in duurzame maatregelen, aanzienlijk eenvoudiger. Alleen de toekomstige jaarlast op de begroting van de gemeente is nog leidend.

In plaats daarvan dreigen discussies vanuit de politiek om invloed uit te oefenen op de autonome wijze van bedrijfsvoering door de marktpartij in hun invulling van de prestatieafspraken. Wat gebeurt er als een aanbieder besluit de muzieklessen slechts en alleen op woensdag aan te bieden?

8. Ontwerpen – ‘keep it simple’ (D)

De neiging om in een ontwerpproces tegemoet te komen aan allerlei individuele wensen van gebruikers is groot, zeker in een traditioneel proces waarin men denkt de tijd te hebben. Het formuleren van ontwerpspecificaties ‘dwingt’ om tijdig te weten wat de opdrachtgever wil, maar ook om bij de essentie te blijven (de hoofdlijnen). Wijzigingen worden binnen het contract alleen toegestaan indien deze een positief effect hebben voor de marktpartij. Een geïntegreerd contract geeft, omdat het contract al vroeg gesloten wordt, daarom minder gelegenheid tot mutaties om de eenvoudige reden dat tegemoetkoming in de kosteneffecten hiervan al snel door de marktpartij voorwaardelijk worden gesteld voor aanpassing. Dus: rond altijd eerst uw huiswerk af en beperk wijzigingen.

9. Outputspecificaties (DBFMO): een balans tussen invloed en risico

Afgezet tegen een traditionele ontwikkeling, kan een BD(F)MO voor een cultuurgebouw uitkomst bieden. Het is de uitdaging om de hierboven genoemde omstandigheden om te zetten tot voordelen voor de gemeente.

In eerste plaats vraagt dit een zeer gedegen voorbereiding, niet alleen qua tijd maar vooral voor de samenwerking binnen de gemeente en met de culturele instellingen. Voorbereiding van de verzelfstandiging van de culturele organisaties, het scherp krijgen van de de outputspecificaties dient te worden gedaan voordat met de aanbesteding gestart wordt. Met een DBFMO gaat een gemeente een afspraak aan voor jaren; het succes zit dan ook in de samenwerkingsrelatie met betrouwbare partners dat geleidelijk in het proces ontstaat.

10. Wie durft?

Hierboven is te lezen dat het ontwikkelen, bouwen en exploiteren van cultureel vastgoed middels een DB(F)MO contract de nodige verschuivingen behoeft in het denkkader van ambtelijk en politiek beleid rondom culturele instellingen. Het is de vraag welke gemeenteraad of college van B&W de eerste zal zijn om ook in de culturele sector de DB(F)MO als standaard te gaan gebruiken.

 

*) bron: steunpunt architectuuropdrachten en ontwerpwedstrijden.

Reactie(s)

Wellicht een eerste in voorbereiding (en ook geen kleintje !); het Spuikwartier te Den Haag. Een marktconsultatie bevestigd de haalbaarheid, de selectie- en gunningscriteria zijn in de maak. Evenals de verdere outputspecificatie.

Reageer