Agile, een hype of een zegen? | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Agile, een hype of een zegen?

Onze opdrachtgevers staan voor steeds complexere opgaven in een steeds sneller veranderende wereld. Door in onze manier van werken de principes van Agile toe te passen zijn wij nog beter in staat om daarop te anticiperen. Bijvoorbeeld door beter in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden, ook als deadlines dichterbij komen. Door in korte iteraties snel zichtbare resultaten op te leveren en te leren van feedback. En niet in de laatste plaats door daar het hele team bij te betrekken. Dat inslijpen in onze manier van denken en doen heeft tijd gekost, maar de resultaten zijn er ook naar.

Dat betekent niet, dat Agile altijd een betere manier van werken is dan bijvoorbeeld het meer traditioneel managen van projecten. Of dat Agile een gedegen methode als Projectmatig Werken vervangt. De managers van Twynstra Gudde zijn wel in staat om innovaties toe te passen in hun dagelijkse praktijk. In die zin hebben we onderzocht en geëxperimenteerd met wat Agile voor onze opdrachtgevers kan betekenen en hoe we dit in onze manier van werken kunnen toepassen. Hierdoor kunnen we onze opdrachtgevers adviseren over de aanpak die het beste bij hun vraag past. Daar investeren wij ook in met opleidingen voor onze adviseurs, simpelweg omdat wij er van overtuigd zijn dat Agile voordelen biedt. Vooral in situaties waarin het nog niet mogelijk of noodzakelijk is om nu een groot en gedetailleerd plan te maken.

Sneller en effectiever bijsturen op veranderende omstandigheden

De op te leveren (tussen)resultaten delen wij in kleinere en daarmee overzichtelijkere stukken op en realiseren we in korte iteraties van vaak drie tot zes weken. Tijdens vaste momenten (ook wel reviews) toetsen we vervolgens in hoeverre de resultaten voldoen aan de verwachtingen, zodat er snel en effectief kan worden bijgestuurd op basis van de tijdens de review ontvangen feedback van belanghebbenden over wat er is gerealiseerd. We gaan dan na of er sprake is van nieuwe inzichten en spreken af wat we de komende weken gaan realiseren, zodat we de meeste waarde leveren. Daarna gaat het team tot aan de volgende review weer aan de slag in een iteratie, om ongestoord te kunnen werken aan het volgende resultaat. Zo heeft het team tijdens de iteratie de mogelijkheid om dingen te doen op de manier die hen het beste past. Alle belanghebbenden hebben de mogelijkheid om feedback te geven, bij te sturen en invloed uit te oefenen op de volgende stap. Daardoor kan het project eenvoudiger van koers wijzigen als de situatie daarom vraagt. Dat past bij de steeds sneller veranderende wereld waarin onze opdrachtgevers opereren.

Samen snel zichtbaar resultaat opleveren

Het team gaat intensief (vaak dagelijks) samenwerken en wordt als geheel betrokken bij de totstandkoming, in plaats van als losse disciplines die op bepaalde tijdstippen input leveren en weer vertrekken. Op die manier wordt bijvoorbeeld voorkomen dat iets dat is opgeleverd achteraf moeilijk blijkt te beheren en onderhouden. Hierboven is al geschetst dat het team in korte iteraties werkt met als doel, dat iedere iteratie aan het eind een zichtbaar resultaat oplevert, waarop feedback kan worden gevraagd. De manier waarop en de volgorde waarmee het team dat realiseert is de verantwoordelijkheid van het team. In de praktijk merken wij dat zowel die vrijheid als het opleveren van zichtbare resultaten niet alleen effectiever is en motiverend werkt, maar dat het ook meer ruimte biedt voor creativiteit en innovatie, wat de resultaten ten goede komt. Het voorkomt daarnaast ook veel miscommunicatie tussen disciplines, omdat het team gezamenlijk verantwoordelijkheid draagt voor het resultaat. Ook biedt het beter inzicht in de status en voortgang van het project.

‘PvE Sprint Zero’

Een voorbeeld van een product waar wij Agile hebben toegepast is het ‘PvE Sprint Zero’. Sprint Zero is gebaseerd op de Scrum methode en is het moment waarop je de eerste wensen en eisen voor een nieuw te realiseren product in kaart gaat brengen en de vertaling maakt naar hoe je dit technisch gaat oplossen. We hebben deze aanpak toegepast en zijn nu in staat om binnen zeer korte tijd te komen tot een goed Programma van Eisen voor bijvoorbeeld een nieuw werkplekconcept. De traditionele manier leverde namelijk wel het gewenste resultaat, maar niet met de juiste snelheid. Door de principes van Agile en Scrum toe te passen kunnen we dit wel. Met ‘PvE Sprint Zero’ schetsen wij in één dag de contouren van het PvE en gebruiken we de daaropvolgende vier dagen om de contouren per thema uit te werken, met een team waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn. Dit betekent een samenwerking waarbij alle teamleden, van architect tot gebruiker, nauw betrokken zijn. Gedurende deze Sprint-Zero-week toetsen we aan het einde van iedere dag, oftewel iteratie, bij de opdrachtgever zodat we weten dat we voldoen aan de vraag. Hierop stellen we bij voor de volgende dag. Agile is een bijzonder intensieve manier van samenwerken, want ieder lid van het team is de hele week van start tot finish aanwezig. Alle teamleden zijn gecommitteerd aan het eindresultaat.
Onze ervaring is tot nu toe, dat de inspanning van de teamleden het meer dan waard is. Niet alleen door de verbluffend goede resultaten, maar ook door het toffe proces dat samen doorlopen wordt.

Door Agile werken toe te passen in onze manier van werken komen wij sneller tot goede resultaten. We betrekken onze opdrachtgevers sneller en beter bij onze opdrachten en leren van de vaste afstemmingsmomenten. Hierdoor sluiten onze resultaten veel beter aan op de verwachtingen en begrijpen wij steeds beter wat Agile werken betekent in onze eigen praktijk. Omdat wij dit zelf hebben ervaren en toegepast, kunnen wij onze opdrachtgevers nu ook helpen om zich op een meer Agile wijze te organiseren en het Agile werken echt te begrijpen.

Ook enthousiast geworden? Dan vertellen wij u er heel graag meer over.
Joke Veenstra (SAFe Agilist) jve@tg.nl 
Erik Jan Rouwenhorst (Certified Scrum Master) ero@tg.nl

Reageer