Risicogestuurd naar een projectspecifieke contractstrategie via het afwegingsmodel

Projecten worden grootschaliger en complexer, de doorlooptijd en terugverdientijd korter, wetgeving en milieueisen strikter en de omgeving mondiger. Een goed doordachte contracteringsstrategie, die leidt tot de beste verdeling van werkzaamheden, verantwoordelijkheden en risico’s tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, is cruciaal voor het slagen van een project of investeringstraject.

Maar hoe kom je op een gestructureerde wijze tot deze contracteringstrategie? Met het Afwegingsmodel contracteren bepaal je snel en eenvoudig wat de beste contractstrategie is. Dit resulteert in een projectspecifieke aanpak met begrip en draagvlak in het projectteam.

Hoe werkt het?

Het afwegingsmodel gaat uit van een starthypothese van één contract met één aannemer voor:

  • voor alle onderdelen van het project, de gehele projectomvang
  • voor alle fasen van het project (ontwerp, uitvoering, financiën en onderhoud)
  • op basis van functionele eisen
  • en alle risico’s bij de opdrachtnemer.

Deze starthypothese dient als startpunt van het denkproces en is nadrukkelijk geen beoogde uitkomst. In de praktijk blijkt het zelden mogelijk om projecten met deze starthypothese binnen de randvoorwaarden van tijd, geld en de vereiste kwaliteit te realiseren. Aanpassingen van de (extreme) starthypothese geschiedt, via een cyclisch en gezamenlijk proces, op basis van risico’s. Met het afwegingsmodel wordt bewust niet gekozen uit een aantal standaard contractvormen, maar wordt gekozen uit een heel palet van mogelijkheden. Er valt immers veel meer te kiezen dan alleen tussen de hoofdvormen (bijv. RAW, bouwteam, E&C, D&C, Alliantie en DB(F)M).

Aanpak

Het afwegingsmodel werkt snel en gestructureerd. In vier stappen wordt de meest optimale contracteringsstrategie bepaald.

Stap 1: Voorbereiden en input verzamelen

Tijdens de voorbereidingen wordt relevante projectinformatie verzameld over o.a. het algemeen beleid, het inkoopbeleid en de inkoopvraag (bijv. de projectopdracht en de projectomschrijving). Daarnaast bieden interviews met de sleutelfunctionarissen in en rondom het project de noodzakelijke projectcontext. In deze fase wordt duidelijk aan welke doelstellingen, eisen en randvoorwaarden het project moet voldoen. Deze informatie vormt gezamenlijke het inkoopkader.

* Het afwegingsmodel contracteren heeft Twynstra Gudde samen met Rijkswaterstaat ontwikkeld. Twynstra Gudde heeft het model verder aangescherpt. Risicogestuurd naar een projectspecifieke contractstrategie via het afwegingsmodel

Stap 2: Eerste workshop

In een workshop van een dag(deel) met onder meer projectteam, technici, beheerders en beslissers, wordt de starthypothese getoetst aan het inkoopkader. Op basis van risico’s die onderscheidend zijn voor de contracteringsstrategie, wordt de starthypothese zo nodig aangepast en opnieuw getoetst.

Stap 3: (eventueel) Aanvullend onderzoek

Uit de eerste workshop volgen mogelijk vragen, waarvan beantwoording essentieel is voor het bepalen van de juiste contracteringsstrategie. Tussen de twee workshops worden deze opgekomen vragen onderzocht. Deze tijd wordt ook gebruikt om het proces te laten ‘bezinken’.
Dit heeft een positieve invloed op het resultaat.

Stap 4: Tweede workshop

De tweede workshop wordt, in vergelijkbaar proces en met dezelfde mensen, de werkhypothese verder aangescherpt totdat deze voldoet aan de eisen gesteld aan het project. Hierna is de contracteringsstrategie bepaald.

Uitkomst

Met het Afwegingsmodel Contracteren wordt op een gestructureerde, navolgbare wijze door het projectteam een contractstrategie bepaald en vastgelegd. Iedereen weet na afloop wat de contracteringsstrategie van het project precies inhoudt. Er wordt praktisch, snel en eenvoudig draagvlak gecreëerd met begrip voor de gekozen contracteringsstrategie.

Ervaring

Twynstra Gudde heeft uitgebreide ervaring met infrastructurele projecten waar het afwegingsmodel succesvol is ingezet. Dit betreft projecten van Rijkswaterstaat, waterschappen, provincies en decentrale overheden. Verder is het afwegingsmodel contracteren diverse keren ingezet buiten de infrastructuur, bijv. bij de bouw van ziekenhuizen en in de energiesector.

Jeroen Moonen

Partner

Neem contact op