Het Nieuwe Werken bij gemeenten | Twynstra Gudde - Organisatieadviesbureau - organisatieadviesbureau

Het Nieuwe Werken bij gemeenten

In de afgelopen jaren hebben meerdere gemeenten ervaring opgedaan met vormen van Het Nieuwe Werken. Van kleine pilots tot integrale concepten. Ervaringen worden gedeeld op symposia, in studies en artikelen, en door bezoeken aan voorbeeldprojecten. Twynstra Gudde heeft bij diverse gemeenten bijgedragen aan andere manieren van werken.

In de visie van Twynstra Gudde gaat het bij Het Nieuwe Werken (HNW) om een veranderingsopgave, die voor elke gemeente anders kan zijn en waarvan de uitkomst kan verschillen. Ook het tempo waarin veranderingen worden doorgevoerd staat niet van tevoren vast. Met andere woorden: er is geen blauwdruk en de weg naar het resultaat is een 'eigen' weg. Daarom moeten de doelen en de beoogde effecten duidelijk zijn voordat een stap richting HNW wordt gezet.

Wat komt erbij kijken?

In de praktijk beginnen veel organisaties die Het Nieuwe Werken willen invoeren vaak bij de kantoorinrichting. Dat kan, omdat de werkomgeving een katalysator kan zijn voor een ander manier van werken, maar het moet daar niet bij blijven. Voor een samenhangend veranderingstraject zijn drie aspecten van belang: de Mens (medewerker, organisatie), de Werkplek (in de breedste zin: kantoor, thuis, onderweg, etc) en ICT (informatie, archivering, ICT-middelen).

Hoe pak ik het aan?

Twynstra Gudde hanteert een stapsgewijze aanpak, waarbij al deze aspecten van Het Nieuwe Werken aan bod komen.

Stap 1: visie en ambitie

In deze stap geeft u een eigen betekenis aan Het Nieuwe Werken. Voor iedere organisatie is de vorm van HNW uniek. Via een workshop ontwikkelen we met u een brede visie op HNW die past bij de organisatievisie en bij de cultuur van de organisatie en die een drager is voor de verdere uitwerking en implementatie. Vaak stellen we een businesscase op, die inzicht moet geven in de inspanningen die nodig zijn bij invoering van HNW, zowel kwalitatief (wat vraagt het van de medewerkers) als financieel (investeringskosten, opbrengsten en besparingen).

Stap 2: de veranderopgave

Het begeleiden van het beoogde verandertraject binnen de organisatie. We bepalen in deze stap met u de juiste richting, de prioriteiten en het beoogde resultaat. Iedere organisatie kent ‘eigen’ hefbomen en blokkades in het invoeren van HNW en het succes is afhankelijk van het aanpassingsvermogen van de organisatie. We focussen ons op de samenhang tussen de drie HNW aspecten, we helpen u om daarin consistent te zijn en kiezen met u expliciete ‘drivers’. Betrokkenheid en voorbeeldgedrag van bestuur, directie en management zijn in de praktijk kritieke succesfactoren.

We stellen met u een zogenoemd veranderplan op, waarin o.a. aandacht wordt besteed aan de volgende onderdelen:

  • Het aansluiten op de huidige situatie
  • Wie dragen op welke manier bij aan conceptontwikkeling en draagvlak ontwikkeling
  • Het beschrijven van interventies, waaronder workshops met leidinggevenden en medewerkers
  • Het inrichten van passende processen en organisatievorm

Naast de veranderingen in werkprocessen, cultuur en werk- en managementstijlen begeleiden wij uw organisatie ook in het gebruik van de nieuwe werkomgeving. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van gebruiksprotocollen, het stimuleren van flexibel gebruik en het structureren van (werk)dossiers.

Stap 3: fysieke aspecten

Uitwerken van de fysieke aspecten: met name de werkomgeving, de facilitaire ondersteuning, dossiers en archivering. In deze stap bepalen wij met u aan de hand van enkele scenario’s wat het best passende werkplekconcept is. Dit werken wij uit in een Programma van Eisen en een ontwerp, waarop de nieuwe werkomgeving wordt gerealiseerd. Hierbij werken wij binnen afgesproken kaders, zoals kwaliteit, financiën en tijd.

Parallel werken we een informatieconcept uit. Hoe gaat u om met papieren dossiers? Wat zijn de gevolgen van de komende digitalisering? Hoe gaat u om met archivering? Om de betrokkenheid van de organisatie te versterken werken wij nauw samen met afvaardigingen van medewerkers, in werkgroepen, klankbordgroepen, workshops, etc.

Markten & Sectoren

Gemeenten

Expertises

Het Nieuwe Werken

Sjoerd Memelink

Projectadviseur/-manager

Neem contact op