Veranderkundig advies voor invoering digitaal platform bij Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat

Veranderkundig advies voor invoering digitaal platform bij Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat gaat werken met een digitaal platform: één informatiesysteem dat alle dossiers en documenten overzichtelijk verzamelt en verschillende communicatietoepassingen mogelijk maakt. Dat vergt een andere manier van werken van de ruim tienduizend medewerkers. Twynstra Gudde heeft meegedacht over de veranderkundige aanpak van deze omschakeling en de borging naar de lijnorganisatie.

De opdracht

Iedere medewerker van Rijkswaterstaat was tot voor kort gewend aan eigen systemen voor opslag van documenten. Uitwisseling van informatie vond plaats op een informele manier: mailen en bellen. Het digitale platform is een uniform systeem dat documenten in principe voor alle medewerkers toegankelijk maakt. Het bevordert de deling van kennis en ervaring. Rijkswaterstaat voert dit platform in en vroeg Twynstra Gudde mee te denken over de gekozen implementatiestrategie. Zijn wij op de goede weg met onze veranderkundige instrumenten? Doen wij de goede dingen? Hoe kunnen wij dat het gebruik van dit digitale platform borgen? Hoe stimuleren wij de medewerkers om het systeem goed te gebruiken?

Onze visie

De introductie van het digitale platform heeft veel gevolgen voor de manier waarop de medewerkers binnen Rijkswaterstaat werken en samenwerken. Cruciaal voor een succesvolle introductie is dat medewerkers vertrouwen hebben in het systeem en dat zij de meerwaarde ervan zien. Het vraagt van medewerkers een open en toegankelijke werkhouding en de bereidheid om informatie te delen. Daarom moet bij de introductie van het systeem aan die aspecten van houding en gedrag aandacht worden besteed. Een goed gekozen veranderstrategie helpt om de introductie van het platform, de activiteiten en communicatie daar op aan te laten sluiten. Daarbij is het belangrijk te kijken naar de historie: wat is in het verleden wel en niet gelukt?

Aanpak

Onze adviseurs hebben gesproken met een groot aantal medewerkers van Rijkswaterstaat, zowel systeembeheerders als eindgebruikers. Die gesprekken hebben inzicht gegeven in de consequenties van de invoering van het platform op de werkvloer. We hebben de strategie waarmee Rijkswaterstaat het platform wilde introduceren, geanalyseerd en aangescherpt. In gesprek met de projectleiders binnen Rijkswaterstaat hebben we gekeken wat hun bijdrage kan zijn aan de omschakeling en wat wel en niet kan werken bij de invoering van het platform. Tot slot hebben we een toolbox gemaakt voor de gebruikers van het platform met daarin praktische hulpmiddelen en informatie over wat het platform van medewerkers qua houding en gedrag vraagt.

Het resultaat voor de opdrachtgever

De programmaorganisatie van Rijkswaterstaat is met het veranderkundige advies van Twynstra Gudde verder geholpen. Er is scherpte aangebracht in de gekozen strategie. De lijnorganisatie heeft concrete handvatten gekregen om na de implementatie van het digitale platform te kunnen blijven sturen op houding en gedrag.

De meerwaarde van Twynstra Gudde

De adviseurs van Twynstra Gudde hebben de verbinding gelegd tussen de techniek van het systeem en hoe mensen daarmee omgaan. We hebben laten zien waar valkuilen zitten en we hebben concreet gemaakt hoe projectleiders die valkuilen kunnen vermijden. Door aandacht voor noodzakelijke aspecten van houding en gedrag, wordt een succusvolle introductie van het digitale platform geborgd.

Markten & Sectoren

Rijksoverheid

Expertises

Verandermanagement

Hanna Boersema - Vermeer

Senior adviseur

Neem contact op