7 tips om omgevingswensen mee te nemen in je project

Een infrastructuurproject kent vele stakeholders, allemaal met hun eigen wensen. Om draagvlak voor het project in de omgeving te verkrijgen moet u de omgeving in kaart brengen, de wensen van uw stakeholders inventariseren en laten landen in het project. Maar weet u wie de omgeving precies is? Weet u wat de stakeholders willen en hoe zorgt u ervoor dat dit verankerd wordt in het project?

Wij hebben hieronder zeven tips op een rij gezet om de eisen en wensen vanuit de omgeving beter een plek in uw project te geven. Bent u benieuwd of u in uw project goed bezig bent met het betrekken van stakeholders en het inventariseren van klanteisen? Doe dan de online test 'Grip op de omgeving' en ontdek op welke punten u nog kunt verbeteren.

7 tips om omgevingswensen mee te nemen

  1. Maak een omgevingsanalyse waarin u de stakeholders én hun belangen in kaart brengt. De belangen zijn cruciaal om te beoordelen wat het doel van de ingebrachte wens/eis is. Dat kan iets anders zijn dan het standpunt dat wordt geuit. Een standpunt kan van het ene op het andere moment veranderen, maar het belang van een stakeholder (de vraag achter de vraag) is minder veranderlijk.
  2. Analyseer welke stakeholders een belang hebben bij hetzelfde onderwerp. Een berm naast de snelweg moet onderhouden worden door de wegbeheerder, maar kent ook (beschermde) flora en fauna en is bepalend voor het zicht van de weggebruiker. Door dit vooraf te analyseren kunt u in een latere fase mogelijke tegenstrijdige klanteisen signaleren.
  3. Bepaal vooraf de manier en momenten waarop de stakeholders worden betrokken bij het project en zorg dat de stakeholders hierover geïnformeerd zijn. Hiermee voorkomt u dat mensen zich niet serieus genomen voelen, en zorgt u dat ze vooraf weten wanneer ze kunnen meedenken of reageren.
  4. Zorg dat alle relevante disciplines in het project (ontwerp, omgevingsmanagement, contractvoorbereiding) betrokken zijn bij het afwegen van welke klanteisen worden goedgekeurd of afgekeurd.
  5. Begin zo snel mogelijk met het doorvertalen van goedgekeurde klanteisen naar het ontwerp en het contract, om te voorkomen dat het omgevingsproces een ‘eiland’ in het project wordt en later in het project kostbare tijd nodig om de verbinding te herstellen.
  6. Werk expliciet en zorg ervoor dat alle informatie goed vastgelegd wordt en navolgbaar is: van de bron van de klanteis en de argumentatie bij de afweging tot de doorvertaling van klanteisen naar eisen voor het contract.
  7. Zorg ervoor dat alle informatie over de klanteisen en de contracteisen zijn gebundeld in één database. Voorkom dat er door verschillende personen wordt gewerkt met losse lijstjes en bijvoorbeeld tegenstrijdigheden laat aan het licht komen.

Met deze tips kunt u de samenwerking binnen uw project een boost geven! Het draagvlak in de omgeving neemt toe als stakeholders zien wat er met hun wensen is gedaan.

Grotere slagingskans project

De slagingskans van uw project wordt aanzienlijk vergroot door het omgevingsproces geïntegreerd aan te pakken in combinatie met de principes van Systems Engineering (SE). SE is een werkwijze om expliciet en gestructureerd te werken over de gehele levenscyclus van een infrastructuurproject, met een focus op de samenhang van het totale systeem. Doel is om de inhoud en het proces beter te kunnen beheersen en het eigen werk beter te kunnen verantwoorden. Een integrale aanpak helpt om stakeholders inzicht te kunnen geven in wat er met hun wensen is gedaan, op welke manier deze zijn doorvertaald naar het ontwerp en het contract. Daarnaast bieden de SE-principes mogelijkheden om expliciet werken ook elders in het project verder te ontwikkelen.

Twynstra Gudde werkt op dit gebied samen met 2ndSense. Het is onze gezamenlijke ambitie een betere afspiegeling van de omgeving in de klanteisen te realiseren door in projecten de verbinding te leggen tussen Systems Engineering en (Strategisch) Omgevingsmanagement/stakeholdermanagement, contract en techniek. We zien dat deze onderdelen in veel projecten nog als ‘eilandjes’ opereren en hun eigen doelstellingen en motivatie hebben om deze methoden toe te passen. Er valt veel winst te boeken als deze werkwijzen worden geïntegreerd om elkaar te versterken.

Grip op de omgeving

Heeft u grip op de omgeving van uw project? Doe de online test en kom erachter!

Reageer