Huisvesting van een Regionaal Opleidingencentrum
Een nieuwe huisvesting realiseren is voor iedere school een bijzondere opgave. Men gaat een jarenlang traject in waarbij tal van specialistische partijen zoals architecten en aannemers zijn betrokken. De vraag is echter hoe je als opdrachtgever zo’n project onder controle houdt.
Twynstra Gudde heeft voor een lopend nieuwbouwproject de projectorganisatie doorgelicht, met het doel om de eigen ROC-organisatie beter in staat te stellen de risico’s te beheersen.
Projectorganisatie voor huisvesting project
Een projectorganisatie is een tijdelijke organisatie die speciaal is opgericht om een project te realiseren. Deze organisatievorm valt per definitie buiten de eigen organisatiestructuur, maar heeft de lijnorganisatie wel hard nodig voor de besluitvorming. In de regel zijn drie niveaus in een projectorganisatie te onderscheiden:
- Stuurgroep: opdrachtgevend orgaan dat op hoofdlijnen stuurt
- Projectgroep: coördinerend orgaan dat de projectinhoud beheerst
- Ontwerpgroep/bouwvergadering: uitvoerend orgaan met externe ontwerpende of uitvoerende partijen.
Wie is de opdrachtgever?
Het ROC is in deze casus niet de enige opdrachtgever. Een scholengemeenschap en de gemeente zijn eveneens betrokken, omdat een deel van de nieuwbouw uit een middelbare school respectievelijk een bibliotheek bestaat. Iedere partij is vertegenwoordigd in de Stuurgroep, maar de deelnemers blijken verschillende mandaten te hebben. Ondanks dat de samenwerkingsovereenkomst tussen de drie partijen nog niet rond is, heeft de aanbesteding van de aannemer inmiddels plaatsgevonden en deze staat klaar om te beginnen.
Doorlichting van de projectbesturing
In opdracht van de Raad van Bestuur van het ROC heeft Twynstra Gudde de besturing van het project doorgelicht. In een tijdsbestek van 2 maanden zijn de volgende werkzaamheden verricht:
- analyse van de contractuele afspraken tussen 3 partijen
- demarcatie van verantwoordelijkheden tussen opdrachtgevers
- voorstel voor projectorganisatie ten behoeve van het nieuwbouwproject
- inrichting van de eigen, interne projectorganisatie binnen het ROC
- aanbevelingen voor Projectmatig Werken.
Het resultaat is een concept-projectplan, waarmee het ROC scherpere afspraken met zijn partners kan maken voor de projectbesturing en risicobeheersing. Parallel daaraan zijn er voorstellen gedaan om de eigen organisatie te versterken in het project.
