Was de financiering van een huisvestingsproject in de zorg voorheen een aangelegenheid van het verkrijgen van een vergunning die alleen de bouw betrof, nu is het een integrale afweging die de gehele zorgorganisatie betreft. Ook de financiële gezondheid van de organisatie, de invloed op de exploitatiekosten, de bijkomende investeringskosten van de medische inrichting, systemen en services kunnen doorslaggevend zijn bij het wel of niet kunnen realiseren van het huisvestingsproject. De adviseurs en projectmanagers van Twynstra Gudde zetten samen met de opdrachtgever het huisvestingsproject in het juiste perspectief.
Financiële onderbouwing beslissingen
Het modelleren van de totale lifecycle van de huisvesting ondersteunt bij het nemen van de juiste beslissing. Daarmee kan het effect van een investering op de exploitatie worden ingeschat. De gevolgen voor de productie, personeel, energie, onderhoud, rente en afschrijvingen, maar ook voor de efficiëntie van de werkprocessen worden over een langere periode inzichtelijk gemaakt.
De investeringsbeslissing is in onze optiek altijd gebaseerd op een businesscase.
Effecten op de businesscase komen pas goed naar voren als alle gevolgen van een (wijzigings-) voorstel worden meegenomen. Door de invloed op de totale lifecycle en terugverdientijd te bepalen wordt inzichtelijk of een meerinvestering uiteindelijk leidt tot kostenbesparing.
Risicoanalyse
Met een kwantitatieve risicoanalyse kunnen ook de risico’s die budgetoverschrijdingen kunnen veroorzaken worden beheerst. Het gaat om overschrijdingen waar geen gestuurde wijziging aan ten grondslag ligt. De kans en de impact van de risico’s kunnen bepalend zijn voor de grootte van de te budgetteren post onvoorzien. Daarmee wordt de risicoanalyse geen passief document in de la maar een beheersinstrument gedurende het hele project.
Budgetdefinitie
In de businesscase is de globale investering van het project bepaald en de uitgangspunten waarop dit is gebaseerd. Ook is daarin vastgelegd welke investeringensonderdelen wel en welke niet zijn opgenomen. Bij de beschouwing over de investering is aandacht gegeven aan (uiteraard) de definitie van het project, maar ook aan de kosten die op de een of andere manier volgen uit de realisatie van het project, zoals bijvoorbeeld sloopkosten, grondkosten, opstarten van een nieuwe/aangepaste organisatie, inrichten van het gebouw, prognose van de prijsstijgingen tijdens het ontwerpen en bouwen, kosten van ingebruikneming, etc.
Budgetbewakingstrategie
Bij de start van een project is het belangrijk om het verwachte kwaliteitsniveau, het beschikbare budget en de planning expliciet te maken. Moet het project tegen elke prijs zo snel mogelijk gerealiseerd worden of is het budget maatgevend?
In de definitiefase wordt de realisatiestrategie vastgesteld. In welke fase wordt de bouwpartner betrokken in het project. Daarbij hoort ook een budgetbewakingstrategie: hoe wordt het budget over de tijd verdeeld, hoe wordt omgegaan met onvoorziene kosten in elke fase van het project, hoe wordt geanticipeerd op prijsschommelingen, hoe en op welke tijdstippen worden gemaakte kosten geactiveerd op de balans.
Wijzigingen
Tijdens het voorbereiden en realiseren van bouwprojecten in de zorg kunnen zich wijzigingen voordoen in het project. Nieuwe inzichten kunnen ontstaan die het programma wijzigingen. Ook als gevolg van externe invloeden, zoals marktontwikkelingen, zorginnovaties en wet- en regelgeving kunnen wijzigingen optreden.
Vooraf moet worden bepaald hoe wordt omgegaan met wijzigingen. In onderstaande figuur is weergegeven hoe wijzigingen worden getoetst en behandeld. Van elke wijziging wordt bezien hoe deze de businesscase en vervolgens het budget beïnvloed.
Organiseren van financiële bewaking
Om de bewaking van projecten in goede banen te leiden worden AO/IC procedures opgesteld voor rapportages, budgetbewaking, prijsvorming, opdrachtverstrekking, wijzigingen, facturatie, etc. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd; alleen de budgetverantwoordelijke kan opdracht verstrekken en betalingen accorderen. Het project wordt het beste bewaakt met een bouwadministratie vanuit een betrouwbare database, waarin alle definitieve financiële gegevens worden geregistreerd.
